Как выбрать компанию, занимающуюся ответственным хранением документов

Итак, вы взвесили все «за» и «против» и решили воспользоваться услугой ответственного хранения документов. Дело за малым — выбрать компанию, предоставляющую услуги подобного рода. Какими же критериями руководствоваться при выборе?

Прежде всего, необходимо определиться с бюджетом, то есть с тем, сколько вы готовы платить за услуги ответственного хранения. Далее следует рассчитать объём, который потребуется для ваших документов. После этого нужно уточнить, какие вам потребуются дополнительные услуги по обработке документов. И, уже зная эти параметры, можно приступать к поиску соответствующей организации.

Компания, предлагающая услуги по ответственному хранению документов, должна существовать на рынке не один год (это должно легко поддаваться проверке), предлагать демократичные тарифы и обеспечивать максимально безопасные условия хранения: в частности, помещение должно быть хорошо защищено от пожаров, потопов, воздействия солнечных лучей, а также круглосуточно охраняться.

Если продолжать говорить о требованиям к хранению документов, то в помещении должна поддерживаться температура от 17-19˚С, а влажность воздуха — составлять 50-55%.
Также в помещении должна регулярно проводиться влажная уборка, а раз в год помещение должно обрабатываться специальными растворами.

Для некоторых клиентов немаловажным фактором является также географическое расположение организации. Оптимальным решением здесь является выбор в пользу компании, которая расположена в центре города. При этом хранилище должно располагаться в отдельном помещении.

Необходимо узнать, предоставляет ли организация именно те услуги, которые требуются вам.
Например, некоторые организации не принимают документы на электронных носителях; не все предоставляют услуги по утилизации документов; в некоторых компаниях сроки хранения документов устанавливает организация, а не клиент. Также заранее следует ознакомиться с регламентом доступа к документам. Не во всех компаниях вам могут предоставить доступ к документам по первому требованию.

Ещё один важный аспект при выборе организации, занимающейся хранением документов — оперативность реагирования. Законодательство часто меняется, и в документы становится необходимо своевременно внести изменения (либо утилизировать документ). Во избежание непредвиденных ситуациях этот момент необходимо оговорить с представителями компании, что называется, «на берегу».

У вас нет времени проверять множество организаций на соответствие вашим требованиям? Обращайтесь в нашу компанию! Наши ресурсы позволяют решать практически полный спектр задач, связанный с хранением документов и их обработкой. Мы принимаем документы (даже самой высокой степени важности) на бумажных и электронных носителях на любой срок как от физических, так и от юридических лиц. Хотите узнать о наших преимуществах подробней? Звоните или пишите нам прямо сейчас! Ждём ваших заявок.