Какие бывают риски при хранении документов в офисе и как их избежать

Существуют некоторые типы документов, хранение которых является для любой организации прямой обязанностью, предусмотренной российским законодательством. Однако хранение документов в офисе сопряжено с некоторыми рисками, о чём пойдёт речь ниже.

Итак, что же это за риски? Во-первых, неэффективная организация рабочего процесса. Когда документов становится слишком много, то территория офиса становится захламленной, и поиск нужного документа превращается чуть ли не в непосильную задачу. На это уходит много времени, которое отнимается у основной деятельности.

Во-вторых, содержание архива требует определенных затрат и пристального внимания. В частности, для документов необходимо обеспечить определенный микроклимат, а для их размещения использовать металлические стеллажи. Всё это требует и времени, и финансовых расходов.

В третьих, компания может хранить секретную документацию, которую необходимо надёжно защитить от несанкционированного доступа. Утечка информации может негативно сказаться на благополучии и состоянии компании, поэтому необходимо обеспечить охранный режим. Это также связано с определенными расходами.

В четвертых, если документы хранятся на территории предприятия, то достаточно велик риск их порчи или потери. Не всегда есть физическая возможность выполнять требования к хранению документов.

В-пятых, ненадлежащее хранение документов приводит к появлению грибков, плесени и других микроорганизмов, из-за которых появляется бумажная пыль, что может быть небезопасно для сотрудников организации.

Как же избежать этих рисков? Рекомендуется воспользоваться услугами внеофисного хранения документов. Внеофисное хранение подразумевает хранение документов на специально оборудованных хранилищах. В связи с тем, что такая услуга – относительно новое явление на российском рынке, поэтому многие интересуются, легальна ли она.

Услуга по ответственному документу абсолютна легальна и укладывается в рамки Гражданского кодекса РФ. Однако в рамках этой услуги не могут передаваться на хранение документы, включенные в Архивный фонд РФ без согласования с данной организацией. Во всём остальном внеофисное хранение документов имеет ряд существенных преимуществ перед хранением документов на территории предприятия.

При заказе хранения документов у сторонней организации систематизация и хранение документов становится прерогативой данной организации, благодаря чему на поиск необходимого документа уходит всего несколько минут. Это происходит ещё и за счёт того, что при передаче документов на хранение исключаются дублирующие документы; также происходит восстановление ранее утерянных документов.

Кроме того, при передаче документов на хранение в другую организацию существенно сокращаются издержки на содержание дорогостоящих офисных площадей и зарплату сотрудникам архивного отдела. При этом компания может сосредоточиться на основной деятельности, показателях эффективности и т.д.

Что касается конфиденциальности и сохранности информации, то такие хранилища, как правило, имеют системы круглосуточной охраны, пожаротушения и видеонаблюдения. Доступ к документам имеют только уполномоченные сотрудники компании.

Наша компания предлагает услуги по ответственному хранению документов, а также широкий спектр услуг, связанных с их обработкой. Занимая ведущие места на рынке данных услуг, мы знаем, что нужно клиенту и готовы предложить максимально качественные услуги. Просто позвоните нашим специалистам – и узнайте подробности.