Когда лучше поручить ответственное хранение документов другой компании

Любой компании, вне зависимости от её объёмов, ежедневно приходится работать со множеством документов различного типа: бухгалтерские, юридические, налоговые транспортные, налоговые, банковские и т.д. По мере развития компании растёт и количество документов, с которыми необходимо работать.

При этом существуют такие типы документов, которые требуется хранить в соответствии с законодательством, даже если вероятность того, что они будут когда-то подниматься, крайне незначительна.

И вот тут перед организацией встаёт вопрос – как и где хранить подобные документы. Если компания небольшая, то чаще всего ей должно хватать собственных ресурсов. Однако если документов накопилось большое количество (а также если требуется ограничить доступ к секретной коммерческой документации компании), разумно воспользоваться услугами организации, которая занимается ответственным хранением документов.

Такая организация возьмёт на себя не только само хранение документов, но и их обработку, что позволит высвободить время для основной деятельности, а также сэкономить офисное пространство (или более эффективно его использовать) и избавить от необходимости держать сотрудника архива и выплачивать ему зарплату.

Кроме того, в подобных хранилищах обеспечиваются оптимальный микроклимат, а также защита от пожаров, потопов, несанкционированного доступа, благодаря чему документы находятся в сохранности и под надеждой защитой на весь срок хранения.

Важно также сказать, что хранение документов в офисе в ненадлежащих условиях может привести к образованию бумажной пыли, что, в свою очередь, может быть небезопасно для сотрудников компании.

Почему же всё больше компаний предпочитают делегировать хранение документов сторонним предприятиям? Всё очень просто. Предоставив систематизацию и хранение документов стороннему предприятию, вы избавляетесь от бумажной волокиты. Вам не нужно беспокоиться, соблюдаете ли вы требования к хранению документов, установленные законодательством. Вам не нужно тратить время на обучение сотрудников особенностям хранения документов.

А если в определенный момент вам понадобится тот или иной документ, то вы сможете получить его по первому требованию.

Если говорить коротко – у вас появляется больше времени на занятие основной деятельностью, а значит, и на развитие компании. Кроме того, освободив территорию от множества бумаг, вы можете сэкономить на аренде помещения.

Немаловажным фактором является и то, что организации, предлагающие услуги по хранению документов, также предоставляют широкий спектр услуг по их обработке, от сканирования и копирования до инвентаризации и утилизации. Благодаря грамотному распределению документов найти любой требуемый документ в такой организации становится делом всего нескольких минут.

Заказать хранение документов сегодня вы можете в нашей компании. Мы предлагаем гибкую ценовую политику, индивидуальное отношение к каждому клиенту, высокий уровень обслуживания и строгое выполнение договорных обязательств.

Наши услуги доступны как юридическим, так и физическим лицам. Принятие на хранение документов, переданных в Архивный фонд, осуществляется по согласованию с ним. Документы хранятся в обезличенных коробах из специального пластика или гофрокартона. Возможна транспортировка до нашего склада нашими собственными силами.

Для заказа наших услуг обращайтесь к нашим менеджерам прямо сейчас. Связаться с нами вы можете по телефону, электронной почте, а также посетив наш офис, который находится в самом центре города, недалеко от станции метро «Горьковская». Мы с удовольствием ответим на любые ваши вопросы, примем заказ и сделаем всё возможное, чтобы работать с нами было легко, выгодно и приятно. Ждём ваших обращений.