Правила хранения документов: особенности

Одной из обязанностей любой компании, предусмотренных законодательством, является надлежащее хранение документов. Несмотря на то, что большинство документов могут никогда не подниматься, компания должна быть готова предоставить их по первому требованию. Существует специальный приказ Минкультуры от 25.08.10, представляющий собой перечень типовых документов, подлежащих обязательному хранению.

Перечислим основные типы таких документов:

  • Договор на создание сообщества (при наличии нескольких учредителей)
  • Устав учреждения
  • Документ, содержащий информацию о решении учредить общество
  • Протоколы с информацией об учредителях общества, а также с финансовой информацией
  • Сведения о государственной регистрации
  • Внутренняя документация
  • Протоколы заседаний
  • Сведения о финансовых активах, филиалах, аффилированных лицах
  • Эмиссионные ценные бумаги, облигации и т.д.
  • Документация по судебным искам, разбирательствам и т.д.
  • Документы по бухгалтерской отчётности

Все содержащиеся в документах сведения должны быть актуальны; очень важно своевременно вносить изменения в документы соответствии с требованиями изменяющегося законодательства.

Как мы уже говорили, многие из документов могут не подниматься вплоть до ликвидации предприятия, но при несоблюдении правил хранения документов и отсутствии необходимых документов можно столкнуться с достаточно серьёзными неприятностями со стороны контролирующих органов.

Документация может храниться как на собственной территории предприятия, так и на площадях сторонней организации, предоставляющей услуги по ответственному хранению документов.

На сегодняшний день ответственное хранение является всё более востребованной услугой среди представителей коммерческих и государственных предприятий. Как правило, к ней прибегают, когда на территории собственного предприятия не хватает места либо когда необходимо обезопасить от несанкционированного доступа секретные документы с коммерческой информацией.

Также хранение документов — отличное подспорье в тех ситуациях, когда необходимо оптимизировать затраты времени и денег и сосредоточиться на основной деятельности, а не заниматься бумажной волокитой. Такой подход позволяет существенно снизить издержки на содержание архива, освободить время для основной деятельности и повысить результативность работы.

Вам жалко времени и вы не желаете его тратить на то, чтобы изучать правила хранения документов? Есть отличное решение — обращайтесь в нашу компанию, занимающие лидирующие места на рынке данных услуг! Вот что мы предлагаем:

  • Приём любых типов документов на любых типах носителей (бумажные, пленочные, CD и т.д)
  • Безопасные условия хранения
  • Возможность транспортировки груза с территории заказчика нашими собственными силами
  • Любой срок хранения
  • Предоставление оригинала или копии документа по первому требованию
  • Широкий спектр услуг (инвентаризация, утилизация и т.д.)
  • Гарантия конфиденциальности

Хотите узнать больше о нашей компании? Желаете заказать наши услуги? Получить информацию о наших тарифах? Обращайтесь к нам прямо сейчас по телефону или электронной почте. Услуги оказываются физическим и юридическим лицам. Всегда открыты к долгосрочному и взаимовыгодному сотрудничеству! С нетерпением ждём ваших звонков и заявок.