Правила хранения документов

Правила ответственного хранения документовХранение и использование документов играет определяющую роль в организации работы любого предприятия. Даже если речь идет не о секретных сведениях, систематизация и хранение документов в больших объемах могут стать проблемой.

Должны учитываться и сроки хранения документов, и другая специфика по каждому их виду. Поддерживать документооборот, соблюдая все требования к хранению документов, достаточно сложно, т.к. и хранение, и использование документов требует не только человеческих ресурсов, но и затрат – и средств, и времени.

Для того, чтобы облегчить задачу, создаются специализированные организации, куда можно сдать на ответственное хранение документы любого типа – от товарных накладных и должностных инструкций до коммерческих контрактов и бухгалтерских балансов. Существуют также определенные правила хранения документов таким способом, дополняющие требования к хранению документов внутри организации.

Переданные на ответственное хранение документы могут быть востребованы заказчиком в любой момент, а при заключении договора должны быть установлены все требования к хранению документов:

  • порядок доступа
  • распределение ответственности за сохранность
  • сроки хранения документов
  • перечень дополнительных услуг (опись, систематизация и хранение документов, их упаковка, конфиденциальное уничтожение и т.д.).

Без согласования с Государственным архивом не могут быть переданы на ответственное хранение документы, включенные Архивный фонд РФ (как правило, после экспертизы их ценности). Если доказана объективная невозможность  хранить их на предприятии, дается разрешение на временное (депозитарное) хранение, при этом государство контролирует не только сохранность, но и сроки хранения документов.

Централизованная систематизация и хранение документов доступны не только юридическим, но и частным лицам, но в любом случае должны соблюдаться правила хранения документов, предусмотренные для каждого их типа (кадровые, бухгалтерские, секретные, юридические и т.д.).