Требования к хранению документов и сроки хранения документов

Если в вашей компании документооборот достиг таких объемов, что собственных ресурсов уже не хватает, то эффективным решением вопроса является делегировать ответственное хранение документов другой компании организации, предоставляющей услуги по хранению документов, а также по их обработке. Необходимо очень ответственно отнестись к поиску такой компании, и особое внимание следует уделить тому, соблюдаются ли в данной компании требования к хранению документов. Что же это за требования?

  • Расположение. Архивное хранилище должно представлять собой отдельно стоящее помещение.
  • Оснащение. В хранилище должны использоваться современные стеллажи и архивные короба. Для того, чтобы обеспечить циркуляцию воздуха, необходимо, чтобы между стеллажами соблюдалось определенное расстояние
  • Температурный режим. Допустимая температура при хранении документов составляет около 20˚С при влажности воздуха 50-55%.
  • Защита от ультрафиолетового излучения. В связи с тем, что солнечные лучи для бумаги вредны, хранилище должно быть оборудовано специальными лампами для работы с документами.
  • Гигиена. Для предотвращения образования плесени, грибков, появления грызунов и насекомых в помещении должна регулярно проводиться влажная уборка, также ежегодно оно должно обрабатываться специальными растворами.
  • Разграничение доступа. Доступ к архивам должны иметь только уполномоченные лица на основании соответствующих документов
  • Безопасность. Помещение должно круглосуточно охраняться
  • Возможность оперативного доступа к документам. В соответствии с законодательством сведения, указанные в хранящихся документах, должны быть актуальны, поэтому очень важным фактором является возможность своевременного внесения изменений в документы или их утилизации

Только в случае выполнении этих требований гарантируется безопасное хранение вашей документации, а также отсутствие неприятных ситуаций при взаимодействии с проверяющими органами.

Что касается сроков хранения документов на территории хранилища, они прописываются в договоре между компаниями. Если же говорить о сроках хранения документов вообще (в соответствии с законодательством), то документы подразделяются на те, которые нужно хранить меньше 10 лет, больше 10 лет и постоянно.

Фактором, определяющим срок хранения документов, является тип документа. При этом не имеет значения, в какой форме он был создан, в электронной или бумажной. В том случае, если срок хранения трудно определить сразу, проводится экспертиза ценности документов.

Затруднительно в одном тексте перечислить все особенности хранения документов. Но хорошо, что есть специалисты, которые знают все нюансы ответственного хранения документов и которые готовые оказать качественные услуги.

Вы ищете именно таки специалистов? Обращайтесь в нашу компанию! Мы занимаем лидирующие места на российском рынке данных услуг и всегда будем рады видеть вас в качестве нашего клиента. Ждём ваших звонков, вопросов и заявок.