Хранение и использование документов

Существует такое понятие, как оперативное хранение документов. Оно подразумевает хранение и использование документов до сдачи в архив или утилизации. При этом на оперативном хранении могут находиться как исполненные документы, так и документы, находящиеся на стадии исполнения.

Документы могут представлять собой как бумажные, так и пленочные или электронные носители. Как правило, папки с документами размечаются соответствующими надписями, в зависимости от статуса документа и степени необходимости его рассмотрения (например, «на подпись», «срочно», и т.д.).

Самыми надежным носителем информации является бумага, тогда как хранение на дискетах, жестких дисках и других видах носителей может быть рискованным в связи с угрозой вирусов и технических сбоев. К тому же, съемные носители нужно проверять не менее чем раз в полгода, а хранящуюся на них информацию перезаписывать. Именно поэтому всё более распространенной становится практика, когда электронные носители хранятся не более 10 лет.

Надо понимать, что хранение и использование документов – достаточно кропотливый и трудоемкий процесс, который отнимает время у основных рабочий занятий. А если на предприятии объемы документооборота значительны, то документы занимают много пространства, которое можно было бы использовать более эффективным способом.

В подобных ситуациях один из наиболее разумных вариант – передача полномочий по ответственному хранению документов в стороннюю организацию, специализирующуюся на подобного рода услугах. Это позволяет создать максимально благоприятные условия хранения и обезопасить документы от несанкционированного доступа, а также обеспечить для уполномоченных лиц удобную работу с документами.

К тому же, такие организации соблюдают требования к хранению документов, тогда как на собственной территории предприятия соблюдать их не всегда возможно. Например, необходимо поддерживать определенный температурный режим (около 20˚С при влажности воздуха 50-55%).

Также должна присутствовать защита от прямого воздействия солнца. В хранилище регулярно должны проводиться уборки и профилактические дезинфекции. Добавим, что хранилище должно быть оборудовано противопожарными системами и круглосуточно охраняться.

Наша компания предоставляет услуги по ответственному хранению любых типов документов на любых носителях. Мы открыты к сотрудничеству как с физическими, так и юридическими лицами, которым мы можем предложить гибкую ценовую политику, возможность доступа к документам по первому запросу, а также широкий спектр дополнительных услуг. Мы можем самостоятельно осуществить транспортировку подконтрольного груза до нашей территории с территории заказчика.

Работая не первый год и занимая ведущие места на рынке данных услуг, мы имеем чёткое представление того, что нужно клиенту.

Для того чтобы получить более подробную информацию о работе нашей компании, наших ценах и наших возможностях, обращайтесь к нашим сотрудникам по телефону или электронной почте. Также мы приглашаем прийти в наш офис, который находится недалеко от станции метро «Горьковская». Мы будем рады видеть вас в качестве нашего партнера и рассчитываем на приятное, продолжительное и взаимовыгодное сотрудничество.